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Blog Haras Fortaleza -

27
abril
2018
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6 dicas para organizar um evento corporativo

Eventos corporativos são excelentes ferramentas para criar laços tanto com o público externo quanto com o público interno da empresa. Porém, antes de organizar, é importante saber qual objetivo ele terá.

Local

Estabelecer o direcionamento do evento é o primeiro passo na organização. Um evento institucional visa fortalecer a imagem da empresa. O promocional pretende fazer a divulgação de um produto ou serviço. Além disso, pense no formato: feira, simpósio, mesa redonda, workshop, etc.

Definida a formatação, é hora de fazer a lista de convidados! Caso seja um evento voltado à comunidade externa, que dificulta definir com precisão o número de convidados, faça uma delimitação de vagas disponíveis. Com essas informações, é possível procurar espaços que comportem o número desejado.

 

Divulgação

Se o evento vende ingressos ou solicita inscrição, o ideal é promovê-lo com antecedência, pois, geralmente, o público precisa de um tempo para analisar antes da tomada de decisão de compra ou inscrição.

Qual será a dimensão do evento? Se ele tiver um âmbito internacional, a organização precisa de um prazo de pelo menos 720 dias de antecedência. Eventos nacionais devem ter sua divulgação um ano antes. Regionais, 120 dias e locais, 90 dias antes para o público externo e 30 dias para o interno.

 

Fornecedores

Verifique se o local escolhido dispõe de equipamentos necessários, garçons, buffet e decoração. Se não, precisará buscar por isso. Fique atento a quais empresas você irá utilizar os serviços, deixe claro os prazos de entrega, para que não haja furo no dia D.

Conheça o seu orçamento e planeje um evento que caiba nele, da decoração aos palestrantes contratados.

 

Comida

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Finger food também é uma ótima opção para servir em eventos

É fundamental que haja um equilíbrio entre o horário, o público e a quantidade.  As características de uma festa de confraternização no almoço são completamente diferentes de um ciclo de palestras realizadas durante a manhã. Os convidados serão acionistas, clientes ou funcionários? O perfil dos convidados também influencia na escolha do buffet.

 

Palestrantes

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Escolha com sabedoria o palestrante do seu evento 

Escolher alguém que domine o assunto que será falado é essencial. Porém, mais do que isso, cuide do seu palestrante. Se ele morar em outra cidade, faça reserva de hospedagem em um hotel próximo ao aeroporto, assim ele terá mais comodidade e o risco de perder o voo de volta será menor.

Uma forma de demonstrar zelo é criar um folder que contenha números de telefone importantes na cidade, um mapa da região do hotel que mostre shoppings, restaurantes e até pontos turísticos próximos.

No dia do evento, peça para que um motorista vá busca-lo no hotel com pelo menos 15 minutos de antecedência. Evite atrasos.

 

Cadastros

Se você tem a intenção de repetir o evento, não esqueça de cadastrar os convidados e ouvir a opinião sobre o primeiro evento. Assim, você já terá informações sobre o público e saberá quem convidar para os próximos. Um dos caminhos mais fáceis para conseguir dados é oferecer brindes e descontos.


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